年末年始・ゴールデンウィーク(GW)・お盆などの大型連休を伴う長期休業や臨時休業期間中は、電話が繋がらず何度もかけ直してしまうお客様がいるかもしれません。

このようなお客様の不安を最小限に抑えるため、休みであることを漏れなくお伝えしましょう。

<aside> 📣

期間中の自動アナウンスを設定する

</aside>

休業期間中は、自動応答ガイダンスで主に以下の3点をご案内します。 これにより掛け直しを削減し、お客様への影響を減らす取り組みにも繋がります。

別途ルールを作成し、通常時と異なるガイダンスの設定をおこないましょう。

<aside>

🛠️ 設定手順

</aside>

1. 休業用ルールを作成する

<aside> 💡

曜日が固定されない長期休業期間の場合、アイブリーの営業時間設定機能は適用できません

</aside>

tips01_1.png

  1. 機能設定＞受電ルールを開く。
  2. ルール①〜⑤のタブで、設定がないルールを開く。
  3. 「ルールを作成する」をクリックする。

2. ガイダンスを設定する

tips01_2.png

  1. 表示されたポップアップにて、ルールを設定する。

    ▼ 設定例

    ルール名称 長期休業用
    案内方法 音声案内
    再生テキスト
    (ガイダンス) お電話ありがとうございます。●●●です。
    大変恐れ入りますが、●月●日から●月●日まで、
    お休みをいただいております。
    ご用件のあるかたは、●月●日●時以降にお掛け直しいただくか、
    弊社ホームページのお問い合わせフォームよりご連絡ください。

  2. 「保存」をクリックする。

3. 休業前後の切り替え

<aside> 💡

ルールは手動で切り替える必要があります

</aside>

tips01_3.png

■休業前日の営業終了後

  1. 長期休業用のガイダンスを設定したルールを開き、「ルール適用」にチェック（緑色の状態）を入れる。
  2. 「変更を保存」をクリックしてルールを切り替える。

■休業明けの営業開始前

  1. 通常時用のガイダンスを設定したルールを開き、「ルール適用」にチェック（緑色の状態）を入れる。
  2. 「変更を保存」をクリックしてルールを切り替える。

<aside>

🧩 アレンジ例

</aside>

長期休暇時の案内方法を調整することで、シーンに合わせた使い方が可能です。

シーン 設定を変更する箇所
折り返しの効率化と取りこぼし防止目的で、用件を一次受けする 1. “はじめの案内”の案内方法を「AI受付」や「音声録音」にする
  1. 留守番電話のように用件を残してもらい、休み明けに順次案内する旨をガイダンスで案内する。 | | 電話対応件数を減らすため、フォームへの案内をする | 1. “はじめの案内”の案内方法を「SMS送信」にする。
  2. 問い合わせはWebフォームやメールで連絡してもらうようガイダンスで案内する。
  3. SMS送信テキストで、フォームURLやメールアドレスを記載する。 | | 緊急時や特定の問い合わせのみ、別窓口へ促す | 1. “はじめの案内”の案内方法を「音声案内」にする。
  4. 再生テキストで休業であることのお知らせと、「XXのご用件の場合は、1を押してください」といったガイダンスを追加する。
  5. 「ルールを作成」をクリックし、分岐ルールを追加する。
  6. 追加した分岐ルールの案内方法を「電話転送」などにし、緊急時の対応窓口の電話番号を登録する。 |